Hinweise zu QMH Kapitel 2.6

Dokumentenlenkung – Mindestanforderung an QVB Stufe A (Neu seit 2018)

 

Die Unterteilung der Dokumente in mitgeltende Unterlagen, externe und interne Dokumente muss nicht mehr erfolgen. Es kann im Kapitel 2.6 eine Vereinfachung vorgenommen werden.

D. h. es muss keine Beschreibung der Art und Hierarchie der Dokumente vorgenommen werden. Es können aber weiterhin optional Listen mit internen, externen Dokumenten sowie mitgeltenden Unterlagen geführt werden.

Verzichtet die Einrichtung auf diese differenzierten Listen und wird nur noch eine Übersicht zu den dokumentierten Informationen erstellt, dann muss auf jeden Fall einmal das komplette Handbuch auf Angaben bzw. Nennung von internen, externen Dokumenten und mitgeltenden Unterlagen durchgesehen und an den entsprechenden Stellen Änderungen vorgenommen und dieses Vorgabedokument mit einer neuen Kennzeichnung (Datum, Revisionsnummer) versehen werden.

 

Das Vorgabedokument 2.6 hat sich nicht nur aufgrund des Wegfalls der Beschreibung der Art und Hierarchie der Dokumente verändert. Es ist eine Angleichung an ISO 9001 vorzunehmen und nun statt der Beschreibung der Dokumentenart eine kurze Beschreibung zur Lenkung dokumentierter Informationen vorzunehmen (Verfahrensbeschreibung Lenkung dokumentierter Informationen).

 

Unter dem Begriff “Dokumentierte Information“ werden Daten mit Bedeutung zusammengefasst, die von der Einrichtung gelenkt und aufrechterhalten werden müssen. Der Begriff schließt auch das Format oder Medium ein. Dokumentierte Information kann als „Dokument“ (Information einschließlich des Trägermediums) oder „Aufzeichnung“ (Nachweis, der erreichte Ergebnisse angibt oder ausgeführte Tätigkeiten belegt) verstanden werden.

Die Verfahrensbeschreibung ist erforderlich und enthält die Vorgehensweise und Zuständigkeiten der Erstellung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung, Archivierung und Vernichtung von Dokumenten. Auch die dokumentierten Informationen externer Herkunft lassen sich hier benennen.

 

Das neue Vorgabedokument 2.6 enthält die neue Gliederung:

  • Verfahrensbeschreibung Lenkung dokumentierter Informationen
  • Dokumentenkennzeichnung (Kopf- und Fußzeile) und Zuständigkeit für die Freigabe

– optional Liste externer Dokumente (mit Verweis auf Ablage)

– optional Liste interner Dokumente (mit Verweis auf Ablage und Freigabedatum)

– optional Dokumentenmatrix

 

Unter den beiden Punkten wird jeweils kurz das Anliegen beschrieben. Diese Texte können nicht 1:1 in die QVB Handbücher übertragen werden. Sondern sind auf den konkreten Umgang mit Informationen in den jeweiligen Einrichtungen anzupassen bzw. zu ergänzen.

Ein Formulierungsvorschlag für die Dokumentenkennzeichnung und Freigabe der Dokumente ist kenntlich gemacht.