Vertrauliche Daten sicher(er) mailen

Egal ob man Unterlagen an den Steuerberater oder die eigene Bank schickt, oder ob man persönliche Daten von Veranstaltungs-Teilnehmer*innen an Kolleg*innen schickt; diese Daten sind vertraulich und sollten nur von den beabsichtigten Empfänger*innen gelesen werden können. Die größte Schwachstelle dabei ist der Weg der Daten. Am sichersten wäre es deswegen, die Unterlagen persönlich vorbeizubringen. Nachdem das aber meist zu umständlich ist, fällt die Wahl oft auf E-Mails.

Um die Sicherheit beim Verschicken von E-Mails zu erhöhen sollte man zwei einfache Grundregeln beachten:

  • der Empfänger sollte mind. zwei Komponenten benötigen, um die Daten lesen zu können, und
  • diese beiden Komponenten sollten im Idealfall über unterschiedliche Kommunikationswege verschickt werden

Das heißt, dass man die Datei, die man verschicken möchte, erst verschlüsselt und dann z.B. per Mail verschickt. In dieser Mail kann man dann erklären, dass zum Lesen der Datei ein Passwort benötigt wird, dass telefonisch erfragt werden muss. Die beiden Komponenten sind also die verschlüsselte Datei selbst und das Passwort, die beiden Kommunikationswege sind E-Mail und Telefon.

Wie verschlüsselt man einzelne Dateien?

z.B. mit Microsoft Word

  1. Klicken Sie auf „Datei“ und wählen unter „Dokument schützen“ „Mit Kennwort verschlüsseln“ aus
  2. Geben Sie ein Kennwort ein und Klicken auf „OK“
Screenshot aus Microsoft Word

Wenn Sie das Dokument wieder öffnen möchten, müssen Sie nun jedes Mal wieder das Kennwort eingeben.

Wie verschlüsselt man mehrere Dateien/Ordner?

z.B. mit 7-Zip

7-Zip ist ein kostenloses Open-Source-Tool zur Kompression von Daten. Den Download finden Sie direkt auf der Seite des Herstellers.

  1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den Ordner
  2. Gehen Sie mit der Maus auf 7-Zip und Klicken Sie auf „Zu einem Archiv hinzufügen“
  3. Unter „Verschlüsselung“ können Sie nun ein Passwort eingeben.
  4. Mit Klick auf „OK“ bestätigen Sie die Passwortvergabe.
Screenshot aus 7-Zip

Um die neu entstandene Datei wieder zu öffnen, klicken Sie diese wieder mit Rechtsklick an, gehen auf 7-Zip und Klicken auf „Öffnen“.

Wichtig!

Bitte bedenken Sie, dass diese Methode ein Kompromiss aus „wesentlich höherer Sicherheit“ und „nur geringfügig erhöhtem Arbeitsaufwand“ ist. Dadurch wird das Mailen Ihrer Daten sicherer aber nicht absolut sicher.

Wie wählt man sichere Passwörter aus?

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